Eine Pension mit zwölf Zimmern. Die Rezeption ist bis 20 Uhr besetzt, danach hängt ein Zettel mit einer Handynummer an der Tür. Um 23 Uhr ruft ein Paar an, das morgen spontan zwei Nächte bleiben möchte. Niemand geht ran. Eine Stunde später ist das Zimmer über ein Buchungsportal weg, mit Provision.
Gerade kleine Hotels, Pensionen und Ferienwohnungen kennen das. Eine Nachtschicht nur fürs Telefon lohnt sich nicht. Und am Tag hat das Team an der Rezeption genug mit Gästen vor Ort zu tun, mit Check-in, Rechnungen und Fragen zum Frühstück.
Was der Assistent an der Rezeption übernimmt
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn die Rezeption nicht besetzt ist oder gerade jemand am Tresen steht. Er beantwortet die Fragen, die Ihr Team jeden Tag hört: Ab wann ist Check-in? Gibt es Parkplätze? Sind Haustiere erlaubt? Wie komme ich vom Bahnhof zu Ihnen?
Buchungsanfragen nimmt er mit Reisedatum, Personenzahl und Kontaktdaten auf. Am Morgen liegt die Anfrage mit allen Angaben bei Ihnen, und Sie bestätigen direkt. Das Zimmer bleibt im eigenen Haus, ohne Portal dazwischen.
Ein Vorteil, den viele unterschätzen: Der Assistent spricht mehrere Sprachen. Ein Gast aus den Niederlanden oder aus Polen wird in seiner Sprache begrüßt, auch wenn gerade niemand im Haus diese Sprache spricht.
Chat und Telefon mit demselben Wissen
Viele Gäste schreiben lieber, als dass sie anrufen. Auf der Webseite beantwortet ein KI-Chat dieselben Fragen wie am Telefon, weil beide auf dasselbe Wissen über Ihr Haus zugreifen. Ändert sich etwas, etwa die Frühstückszeit im Winter, passen wir das einmal an, und es stimmt an beiden Stellen.
Wo die Grenze liegt
Beschwerden, Sonderwünsche für eine Hochzeitsgesellschaft oder ein Gast, der nachts nicht ins Zimmer kommt: Das gehört zu einem Menschen. Der Assistent erkennt solche Fälle, nimmt das Anliegen auf und gibt es an die Person weiter, die Sie dafür festlegen. Bei echten Notfällen nennt er die Nummer, die Sie hinterlegt haben.
Wie viele Anfragen kommen bei Ihnen nach Feierabend rein, und wie viele davon landen am Ende bei einem Portal? Hier sehen Sie die Pakete, und im Erstgespräch klären wir, was der Assistent in Ihrem Haus übernehmen soll.
Moiin-Voigia ist ein Angebot von DIGITEG. Bilder KI generiert.