Zehn Uhr morgens, zweite Etage, Gerüst. Das Handy in der Jackentasche vibriert. Wer jetzt rangeht, legt die Arbeit hin, zieht die Handschuhe aus und hat kaum einen Satz verstanden, weil nebenan die Flex läuft. Wer nicht rangeht, verliert vielleicht gerade einen Auftrag.
So sieht der Alltag in vielen kleinen Handwerksbetrieben aus. Ein Büro, das den ganzen Tag besetzt ist, kann sich ein Betrieb mit vier oder fünf Leuten oft nicht leisten. Und abends, wenn endlich Ruhe ist, ruft man fünf Leute zurück, von denen drei schon jemand anderen gefunden haben.
Was ein KI-Telefonassistent im Betrieb tatsächlich macht
Der Assistent nimmt den Anruf an, wenn Sie es gerade nicht können. Er meldet sich mit Ihrem Firmennamen, sagt offen, dass er eine digitale Assistenz ist, und fragt das ab, was Sie sonst auch fragen würden: Worum geht es? Wo ist die Baustelle? Wie dringend ist es? Wie ist die Rückrufnummer?
Danach bekommen Sie eine kurze Zusammenfassung aufs Handy oder per E-Mail. Statt einer Liste verpasster Anrufe sehen Sie zum Beispiel: „Frau Becker, Gartenstraße 12, Dachrinne undicht, Wasser läuft an der Fassade runter, bittet heute noch um Rückruf.“ Damit wissen Sie in der Mittagspause, wen Sie zuerst anrufen.
Termine für eine Besichtigung kann der Assistent direkt in Ihren Kalender legen, wenn Sie das möchten. Ob er das darf und in welchen Zeitfenstern, legen Sie fest.
Was er nicht macht
Er schreibt keine Angebote, schätzt keine Preise und verspricht keinem Kunden etwas, das Sie nicht freigegeben haben. Bei Fragen, die er nicht beantworten kann, nimmt er das Anliegen auf und sagt ehrlich, dass sich jemand aus dem Team meldet. Genau so soll es sein. Der Assistent ersetzt keinen Meister. Er sorgt nur dafür, dass kein Anruf mehr ins Leere geht.
Für welche Betriebe sich das lohnt
Am meisten merken es Betriebe, bei denen alle draußen sind: Dachdecker, Zimmerer, Sanitär und Heizung, Elektro, Garten- und Landschaftsbau. Auch wer einen Notdienst anbietet, hat nachts und am Wochenende jemanden, der Anrufe aufnimmt und dringende Fälle sofort weitergibt.
Weniger nötig ist er, wenn ohnehin den ganzen Tag jemand im Büro sitzt und Zeit fürs Telefon hat. Das sagen wir auch so im Erstgespräch.
Und der Datenschutz?
Berechtigte Frage, gerade wenn Kunden ihre Adresse und Telefonnummer nennen. Wir richten den Assistenten so ein, dass er sich als KI zu erkennen gibt, schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag und nutzen Server in der EU, wo das technisch möglich ist. Was genau gespeichert wird und wie lange, besprechen wir vorher mit Ihnen.
Wie viele Anrufe gehen bei Ihnen in einer normalen Woche verloren? Wenn Sie die Zahl nicht kennen, ist das meistens schon die Antwort. Hier sehen Sie die Pakete, und im Erstgespräch schauen wir gemeinsam, ob es für Ihren Betrieb passt.
Moiin-Voigia ist ein Angebot von DIGITEG. Bilder KI generiert.